Les renseignements personnels collectés par votre entreprise doivent être protégés tout au long de leur cycle de vie, de la collecte jusqu’à leur destruction.

Dans un article précédent, nous avons abordé la première étape : la collecte des renseignements personnels. Cet article porte sur la conservation et la destruction.

Conservation

La conservation correspond à la période durant laquelle une entreprise garde des renseignements personnels, sous quelque forme que ce soit, et ce, peu importe l’utilisation active des renseignements ou non.

Quelles sont vos obligations en lien avec la conservation?

Pendant la période de conservation, votre entreprise doit prendre les mesures de sécurité nécessaires pour assurer la protection des renseignements personnels (ex. : restreindre les accès, utiliser l’authentification multifacteur, etc.). Ces mesures doivent être raisonnables compte tenu de la sensibilité des renseignements, de la finalité de leur utilisation, de leur quantité et de leur support.

Vous devez aussi vous assurer de la qualité des renseignements personnels en veillant à ce qu’ils soient à jour et exacts au moment où vous les utilisez.

Combien de temps devez-vous conserver les renseignements?

Vous pouvez conserver les renseignements personnels uniquement pour la période pendant laquelle ils servent à l’utilité pour laquelle ils ont été collectés. Lorsque cette finalité a été accomplie, vous devez les détruire de façon sécuritaire. Il existe cependant une exception : les délais de conservation légaux.

Par exemple, on pourrait penser qu’on doit se départir de la copie de la facture une fois que le client l’a payée puisqu’elle contient des renseignements personnels. Toutefois, la loi prévoit que vous devez la conserver pendant 6 ans.

Nous vous invitons à consulter notre article Combien de temps devez-vous conserver vos documents? qui comporte un tableau des délais de conservation selon la législation et les recommandations de la CMMTQ.

La logique de la loi est telle que vous devez détenir le moins de renseignements personnels possible pendant le moins de temps possible. Cela diminue les risques et les conséquences en cas d’incident de confidentialité.

Destruction

Quand devez-vous détruire les renseignements personnels?

Comme mentionné précédemment, les renseignements personnels doivent être détruits lorsque leur utilité a été accomplie ou lorsque la durée de conservation requise est atteinte.

Bien gérer le processus de destruction

Il est recommandé de prévoir une procédure de gestion documentaire et un calendrier de conservation. Ceux-ci doivent identifier les personnes responsables et être connus par tout le personnel de l’entreprise. Par exemple : Combien de temps conserverez-vous tel ou tel document? Qui est responsable de la destruction? Comment procéderez-vous à la destruction? Que doit-on déchiqueter? Utiliserez-vous des bacs de recyclage barrés et récupérés par un fournisseur spécialisé?

Comment devez-vous détruire les renseignements personnels?

La méthode de destruction doit être adaptée au support et au niveau de confidentialité des documents.

La destruction doit être définitive. Elle peut être effectuée à l’interne ou à l’externe (ex. : entreprise offrant des services de destruction sécurisée). Si vous avez recours à un prestataire de services à l’externe, vous devez vous assurer de sécuriser les documents à détruire en attendant le passage de ce fournisseur. Il est recommandé de conclure un contrat écrit avec ce dernier (voir Destruction à l’interne ou destruction par un tiers?).

La Commission d’accès à l’information fournit les exemples suivants :

Source : Commission d’accès à l’information, 2023, Procédure de destruction

Résumé des faits

En 2017, l’un des dirigeants de Location A.L.R. inc. (« ALR ») agissant comme administrateur, actionnaire et directeur général, signe un formulaire pour ouvrir un compte chez Chauffage P. Gosselin inc. (« CPG »). Le formulaire d’une seule page contient une rubrique intitulée « Conditions » comportant 10 paragraphes, dont le dernier se lit :

En 2019, le dirigeant veut augmenter la limite de crédit de ALR et signe deux autres formulaires similaires à celui de 2017. Sur chacun d’eux, il biffe la clause prévoyant l’engagement du signataire à titre de caution. CPG accuse réception des formulaires, sans mentionner — ni accepter de quelque manière — la modification que le dirigeant cherche à apporter aux conditions. Par la suite, ALR accumule une dette de près de 100 000 $ envers CPG.

En mars 2020, CPG intente une action contre le dirigeant et ALR. Les procédures contre ALR sont toutefois suspendues après le signalement de son intention de faire faillite. Le dirigeant conteste la réclamation, prétendant qu’il n’a pas valablement cautionné les obligations de ALR, et, subsidiairement, qu’il a retiré son engagement, ce que CPG a accepté.

Décision

La Cour d’appel confirme la décision de la Cour supérieure et conclut que le dirigeant s’est valablement engagé à titre de caution en 2017. Effectivement, un contrat de cautionnement n’est assujetti à aucune formalité. Une rubrique distincte pour la clause de cautionnement, ou une double signature ne sont pas nécessaires pour la rendre valide. L’élément important retenu est que le dirigeant comprenait les conséquences de sa signature.

De plus, la Cour indique que les échanges entre les parties en 2019 n’ont pas libéré le dirigeant de son obligation de cautionner les dettes de ALR. Bien qu’il ait biffé la clause sur les nouveaux formulaires, CPG n’a jamais consenti à le libérer ni n’a renoncé au bénéfice de la clause de cautionnement de manière. Le dirigeant est donc personnellement condamné à payer à CPG 94 911,94 $ avec intérêts et frais.

Il faut noter qu’un élément essentiel souligné dans la décision est que la clause de cautionnement est non ambiguë, et que le formulaire est court et clair. Il y a donc lieu d’être vigilant et de porter une attention particulière aux clauses de vos contrats afin de bien en saisir la portée et les conséquences.

[1] Lavoie c. Énergies Sonic inc. (Chauffage P. Gosselin), 2023 QCCA 799

Clientèle de l’entreprise

Lorsqu’un client conclut un contrat avec vous ou fait appel à vos services, il s’attend à ce que les renseignements personnels qu’il vous communique servent à l’exécution du contrat ou des travaux. Par exemple, il consent à ce que vous utilisiez son numéro de carte de crédit pour le paiement, son adresse résidentielle pour l’envoi de la facture, son numéro de téléphone pour que vous puissiez le contacter, etc.

Vous devez vous limiter aux utilisations ou aux communications des renseignements personnels auxquelles le client a donné son accord. Par exemple, si le client fournit son adresse courriel pour recevoir la facture, vous ne devez pas l’inscrire à votre infolettre. Vous ne devez pas non plus transmettre ses renseignements à un tiers qui lui enverra des sollicitations ou de la publicité.

Personnel de votre organisation

À son embauche, un employé fournit de multiples renseignements personnels à des fins de paie, d’obligation fiscale, de régime d’assurance collective, de régime de retraite, de santé et de sécurité au travail, etc. Lorsqu’il remplit un formulaire d’adhésion pour souscrire à une assurance collective, il comprend que ces renseignements serviront à son dossier d’assurance et qu’ils seront communiqués à l’assureur.

Cela peut toutefois être moins évident lorsqu’on lui demande, par exemple, une copie de son permis de conduire. Il devra y consentir et en connaître la nécessité et l’utilisation. Alors qu’il pense qu’il s’agit simplement de vérifier s’il détient un permis de conduire valide avant de lui permettre de conduire un véhicule de l’entreprise, cette demande pourrait plutôt provenir de votre assureur avant d’assurer votre flotte de véhicules.

Le simple fait qu’à un moment ou à un autre, les employés vous aient fourni une copie de leur permis de conduire et leur date de naissance ne suffit pas pour être considéré comme un consentement valable. Il faut que leur consentement soit manifeste, libre, éclairé et donné à des fins/utilités spécifiques. Ainsi, vos employés doivent avoir spécifiquement consenti à ce que les renseignements soient envoyés à des clients, un assureur, etc. pour telle ou telle raison/utilisation.

Afin de faciliter la prise de consentement auprès de vos employés, il est utile de regrouper en un seul formulaire les renseignements personnels, les fins pour lesquels ils sont recueillis et la signature de vos employés.

Nouvelles obligations à compter du 22 septembre 2023

D’ici le 22 septembre 2023, les entreprises devront obligatoirement évaluer les facteurs relatifs à la vie privée dans les cas suivants :

• un projet d’acquisition, de développement et de refonte d’un système d’information ou de prestation électronique de services impliquant la collecte, l’utilisation, la communication, la conservation ou la destruction de renseignements personnels;

(passage à l’infonuagique, modernisation d’un système de paie accessible par les employés sur une plateforme en ligne, utilisation d’un système de géolocalisation ou implantation d’un système/logiciel de gestion des relations avec la clientèle)

• avant de communiquer un renseignement personnel à l’extérieur du Québec ou de confier à une personne ou à un organisme à l’extérieur du Québec la tâche de recueillir, d’utiliser, de communiquer ou de conserver pour son compte un tel renseignement.

(communication de renseignements personnels concernant les clients ou les employés à une entreprise ontarienne en prévision d’une fusion, recours à des fournisseurs, consultants ou professionnels situés à l’extérieur du Québec impliquant la communication ou la conservation de renseignements personnels, comme des comptables, consultants en ressources humaines ou en informatique, gestionnaires de paie, compagnies d’entreposage de boîtes d’archives, centres d’appels, etc., hébergement de renseignements personnels sur des serveurs situés à l’extérieur du Québec)

Note : Certains fournisseurs de stockage infonuagique enregistrent les renseignements dans des centres de données situés au Québec (ex. : Google, Microsoft Azure, Amazon Web Services) tandis que d’autres les stockent à l’extérieur du Québec (ex. : Dropbox). Il s’agit d’un aspect à vérifier lors du choix de votre fournisseur.

Vous devez savoir où seront situées les données et qui seront les gens qui pourront accéder aux renseignements.

Il n’est plus possible de se lancer dans un projet technologique sans s’interroger sur ses répercussions sur la vie privée et la protection des renseignements personnels. L’entreprise doit prendre des décisions réfléchies en adoptant une approche préventive et sécuritaire.

Il est important de retenir que cette évaluation doit être proportionnée à la sensibilité des renseignements concernés (ex. : âge, date de naissance, numéro d’assurance sociale, numéro de cartes de crédit), à la finalité de leur utilisation, à leur quantité, à leur répartition et à leur support. Ainsi, plus les renseignements sont sensibles et nombreux, plus l’évaluation devra être approfondie et rigoureuse.

Qu’est-ce qu’une « évaluation des facteurs relatifs à la vie privée »?

Selon la Commission d’accès à l’information, l’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée est une démarche préventive visant une meilleure protection des renseignements personnels et un plus grand respect de la vie privée des individus.

Concrètement, il s’agit d’une analyse d’impact qui tient compte de tous les facteurs ayant un effet positif ou négatif sur le respect de la vie privée des personnes concernées, par exemple :

• la conformité du projet aux lois applicables en matière de protection des renseignements personnels;
• les risques d’atteinte à la vie privée de ce projet et l’évaluation de leurs conséquences;
• les stratégies pouvant éviter ces risques ou les réduire efficacement.

Ce processus permet à l’entreprise de respecter ses obligations et d’éviter les problèmes pouvant découler d’une gestion inadéquate des renseignements. Pensons par exemple aux scandales et aux poursuites résultant de vols de données et d’incidents de confidentialité au cours des dernières années.

À quel moment devez-vous procéder à cette évaluation?

L’évaluation doit être amorcée au début des projets, avant les communications hors Québec. Pour être efficace, elle doit évoluer en continu et être revue au besoin pendant tout le projet.

Pour les projets de grande envergure, vous pouvez faire une évaluation préliminaire, plus courte et moins exhaustive, puis une évaluation complète. Il peut être intéressant de procéder afin d’éviter d’engager des frais pour des solutions qui pourraient s’avérer non conformes ou engendrer des enjeux disproportionnés pour les personnes par rapport à vos objectifs d’affaires.

Particularités pour les projets

Le responsable de la protection des renseignements personnels doit être consulté dès le début du projet. Il pourra ainsi suggérer des mesures pour protéger les renseignements personnels. Il est aussi pertinent d’impliquer des personnes au courant des bonnes pratiques en matière de respect de la vie privée, de protection des renseignements personnels et de sécurité de l’information.

Existe-t-il un guide d’accompagnement?

La Commission d’accès à l’information, responsable de l’application de la Loi, a préparé un guide d’accompagnement intitulé Réaliser une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée.

Il est important de noter que ce guide a été conçu avant que l’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée ne devienne obligatoire et qu’il sera mis à jour. Entretemps, il vous permet de mieux comprendre la démarche et de vous inspirer de celle qui est proposée pour savoir comment procéder lors de vos évaluations. Voici un résumé des étapes recommandées par la Commission :

• Définir votre projet (page 3);
• Établir le partage des rôles et des responsabilités (page 5);
• Repérer les renseignements personnels impliqués dans votre projet (page 8);
• Identifier les points où votre organisation entre en interaction avec les renseignements personnels (page 10);
• Identifier et décrire les risques du projet sur la vie privée des personnes concernées (page 15);
• Évaluer l’impact des risques identifiés (page 19);
• Éliminer ou réduire les risques d’atteintes à la vie privée (page 21);
• Faire le suivi de l’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (page 23);
• Rédiger un rapport d’évaluation (page 24).

Nouvelles obligations à compter du 22 septembre 2023

Si vous collectez des renseignements personnels par un moyen technologique, vous devez avant le 22 septembre 2023 :

• rédiger une politique de confidentialité en termes clairs et simples;
• publier cette politique sur votre site Internet et la diffuser par tout moyen propre à atteindre les personnes concernées;
• publier et diffuser un avis lorsque des modifications sont apportées à cette politique.

De quelle façon peut-on recueillir des renseignements personnels par un moyen technologique?

Voici quelques exemples :

• formulaires, questionnaires, plateformes, applications Web et courriels;
• formulaire pour obtenir une soumission à remplir par un consommateur sur un site Internet;
• collecte d’information par l’entremise de témoins de connexion (cookies);
• échange de renseignements entre le serveur de l’entreprise et l’appareil de la personne qui visite le site Internet (ex.: adresse IP, fournisseur de services Internet, type de navigateur, système d’exploitation, date/heure de la visite, pages consultées, langue du navigateur, etc.);
• utilisation de Google Analytics et de Microsoft Clarity, qui permettent de mesurer l’audience Web et d’analyser les visites sur un site Internet;
• utilisation de pixels de suivi pour les plateformes publicitaires.

Qu’est-ce qu’une politique de confidentialité?

La Loi ne définit pas ce qu’est une politique de confidentialité. De façon générale, une telle politique présente les règles et les pratiques de l’entreprise en matière de protection des renseignements personnels collectés par un moyen technologique.

Cela s’inscrit dans la philosophie de la Loi qui est notamment d’offrir un meilleur contrôle aux citoyens sur leurs renseignements personnels et leur utilisation. L'objectif est de bien informer les personnes concernées pour leur permettre de prendre des décisions éclairées.

Que doit-on inclure dans la politique de confidentialité?

La Loi ne précise pas le contenu de la politique de confidentialité. Ce contenu varie selon le type de collecte d’information effectuée et les moyens technologiques utilisés par l’entreprise.

Selon le gouvernement du Québec, la politique devrait traiter de ces aspects :

• le nom et les coordonnées de l’entreprise qui collecte les renseignements personnels;
• une brève description des activités de l’entreprise;
• une description des moyens technologiques utilisés pour recueillir les renseignements;
• la nature des renseignements personnels collectés;
• les fins pour lesquelles les renseignements sont recueillis (l’utilité de ces renseignements, ce que vous allez en faire);
• le cas échéant, les renseignements transmis, le nom de tout tiers à qui ces renseignements sont transmis, les fins envisagées et la possibilité qu’ils soient transmis à l’extérieur du Québec (en précisant les destinations);
• une description des mesures mises en place pour assurer la confidentialité et la sécurité des renseignements;
• les coordonnées où acheminer les questions, les demandes et les plaintes relatives à la politique de confidentialité (ex.: le nom et les coordonnées du responsable de la protection des renseignements personnels);
• les droits d’accès et de rectification prévus par la Loi;
• le droit des personnes concernées de refuser de consentir ou de retirer leur consentement à la collecte, à la communication ou à l’utilisation de leurs renseignements;
• la date d’entrée en vigueur de la politique et, le cas échéant, la date de la plus récente mise à jour.

Exemples de politique de confidentialité

Veuillez consulter des exemples de politique de confidentialité sur le site Internet de la Commission d’accès à l’information et du gouvernement du Québec :

• cai.gouv.qc.ca/politique-de-confidentialite/
• quebec.ca/politique-confidentialite
  
  

Publication et diffusion de la politique

La politique doit être adaptée aux personnes à qui elle est destinée, souvent des consommateurs qui ne sont pas spécialistes en informatique ou en sécurité de l’information. La politique doit donc être rédigée dans des termes facilement compréhensibles, précis et à la portée de tous.

La politique devrait être diffusée sur une page réservée à cet effet sur le site Internet de l’entreprise. Elle devrait être facilement repérable. Un lien Politique de confidentialité se trouve souvent dans le bas de la page avec les droits d’auteur (copyrights) et les sections du type Conditions d’utilisation, Accessibilité et Plan du site.

Avis de modification de la politique

Lorsque l’entreprise modifie sa politique de confidentialité, elle doit publier un avis de modification sur son site Internet et le diffuser par tout moyen permettant d’atteindre les personnes concernées (ex.: courriel). Il est recommandé de le faire avant d’appliquer les modifications pour laisser le temps aux gens de réagir.

L’avis devrait indiquer ce qui suit :

• la date de publication de l’avis;
• les modifications apportées à la politique;
• la date de l’entrée en vigueur des modifications (si ce n’est pas la même que la date de publication de l’avis).

Sources :

Gouvernement du Québec, Politique de confidentialité lors d’une collecte de renseignements personnels par un moyen technologique, 23 février 2023.

Commissariat à la protection de la vie privée du Canada, Les Canadiennes et les Canadiens sont moins persuadés que leur droit à la vie privée est respecté, selon un sondage, 14 juin 2023.

Nouvelles obligations à compter du 22 septembre 2023

D’ici cette date, les entreprises doivent :

• établir et mettre en œuvre des politiques et des pratiques encadrant leur gouvernance à l’égard des renseignements personnels;
• faire approuver ces politiques et ces pratiques par leur responsable de la protection des renseignements personnels;
• publier sur leur site Internet des renseignements détaillés au sujet de ces règles, en termes simples et clairs.

Note : Si l’entreprise n’a pas de site Internet, elle doit rendre les renseignements accessibles par tout autre moyen approprié.

Quelle est l’utilité d’un tel cadre de gouvernance?

L’objectif est d’assurer la protection des renseignements personnels grâce à une saine gestion et à la responsabilisation des membres du personnel.

La sécurité de l’information n’est pas seulement l’affaire des techniciens informatiques ou des experts en cybersécurité. Dans le cadre de leurs fonctions, de nombreux employés recueillent, manipulent, utilisent et communiquent des renseignements personnels. Par exemple, le service de la comptabilité utilise les coordonnées et les numéros de carte de crédit des clients pour la facturation. L’équipe des ressources humaines gère les dossiers des employés. C’est par ce type d’actions que l’entreprise respecte ou contrevient à ses obligations légales en matière de protection des renseignements personnels. Il est donc primordial qu’au sein de l’entreprise, chacun comprenne ce qu’on attend de lui et soit sensibilisé à la protection de ces renseignements.

Des règles formelles et claires contribuent à prévenir les incidents de confidentialité et à y réagir efficacement.

Enfin, l’élaboration d’un cadre de gouvernance démontre le sérieux que l’entreprise accorde à l’enjeu de la protection des renseignements personnels.

Thèmes à aborder

La Loi énonce que les politiques/pratiques doivent minimalement prévoir :

• les rôles et les responsabilités des membres des équipes pendant tout le cycle de vie des renseignements personnels, c’est-à-dire la collecte, l’utilisation, la communication, la conservation des renseignements et la destruction;
• l’encadrement applicable à la conservation et à la destruction des renseignements;
• le processus de traitement des plaintes relatives à la protection des renseignements personnels.

Forme et format

La Loi prévoit simplement que l’entreprise doit se doter de politiques et de pratiques qui sont proportionnées à la nature et à l’importance de ses activités. Il revient donc à l’entreprise de déterminer ce qui convient le mieux à sa situation et à ses besoins organisationnels.

Le cadre de gouvernance peut prendre diverses formes : une politique unique détaillée, plusieurs politiques courtes, des directives, un guide, etc.

Il est possible de rédiger de nouveaux documents normatifs ou d’enrichir les documents existants. Par exemple, une entreprise ayant déjà une politique générale en matière de traitement des plaintes pourrait choisir d’ajouter une section portant sur les plaintes relatives à la protection des renseignements personnels.

Par où commencer?

1. Faire l’inventaire des renseignements personnels avec lesquels votre entreprise est en contact, que les renseignements soient conservés par l’entreprise elle-même ou par un tiers qu’elle a mandaté (ex. : serveurs infonuagiques).
2. Identifier les types de renseignements personnels collectés et évaluer leur niveau de sensibilité. *
3. Schématiser la façon dont les renseignements circulent dans l’organisation, de leur collecte à leur destruction :
   • Définir les activités pour lesquelles ils sont utilisés;
   • Déterminer les personnes qui doivent y avoir accès;
   • Déterminer la durée de conservation nécessaire.
4. Consulter les membres du personnel et les gestionnaires afin d’obtenir leur avis sur les besoins et les enjeux.
5. Solliciter les personnes ayant des responsabilités en lien avec des domaines connexes à la protection des renseignements personnels, comme la sécurité de l’information, la sécurité physique, la gestion documentaire et l’éthique.
6. Analyser les processus et les politiques déjà en place pour déterminer la manière d’insérer les règles en matière de protection des renseignements personnels dans le cadre général.
7. Rédiger les documents normatifs appropriés.
8. Réviser les politiques/pratiques sur une base périodique et lors de changements dans l’entreprise (ex. : nouvelle collecte de renseignements personnels, réorganisation des services, etc.)

* Note : En général, la Loi prévoit des obligations additionnelles plus exigeantes lorsqu’il est question de renseignements personnels sensibles.

Existe-t-il un modèle?

La Commission d’accès à l’information, responsable de l’application de la Loi, n’a pas encore produit de modèle ou de guide pour élaborer un cadre de gouvernance. Cependant, elle prépare actuellement plusieurs outils. Nous vous informerons de leur publication dans notre bulletin L’Info.

Nous soulignons que le cadre de gouvernance est intimement lié à la situation particulière de l’entreprise. Par conséquent, l’utilisation d’un modèle sans l’adapter à votre contexte n’est pas recommandée. Plusieurs exemples disponibles en ligne peuvent servir d’inspiration. Il est aussi possible d’obtenir les conseils et l’accompagnement d’un cabinet de consultants de votre choix.

Pour toute question concernant la protection des renseignements personnels, nous vous invitons à communiquer avec le Service juridique.

Qu’est-ce qu’une « collecte de renseignements personnels »?

Dans le cadre des activités quotidiennes de votre entreprise, vous engrangez une foule de renseignements personnels concernant notamment vos clients et vos employés.

La collecte est le moment où le renseignement personnel est :

• recueilli (ex. : en faisant remplir un contrat à un client ou un formulaire d’embauche à un nouveau salarié);
• créé (ex. : création d’un numéro de client ou d’employé);
• inféré ou déduit à partir d’autres renseignements (ex. : profil de consommateur).

Les renseignements peuvent être obtenus par différents moyens : verbalement, au téléphone, en personne, par écrit, par formulaire, en photocopiant ou numérisant un document, par caméra, par enregistrement audio, par géolocalisation, par cookies (témoins de connexion), etc. Il n’est pas nécessaire que le renseignement personnel soit conservé pour être « collecté ».

Il faut se poser quelques questions avant de recueillir des renseignements personnels

• Déterminer les motifs de la collecte : Quelle est la véritable utilité de ces renseignements? Pourquoi souhaitez-vous les obtenir? Qu’allez-vous en faire?
• S’assurer d’avoir un intérêt légitime et sérieux pour ces renseignements personnels :
  • nom complet et coordonnées dans le but d’identifier et de contacter un client;
  • numéro de carte de crédit;
  • numéro d’assurance sociale d’un salarié à des fins fiscales.
• Limiter la collecte aux renseignements personnels nécessaires aux fins déterminées : Il faut réduire la collecte au minimum. La simple utilité d’un renseignement ne le rend pas nécessaire, indispensable, essentiel ou primordial. De quoi avez-vous vraiment besoin? L’objectif est de diminuer les risques d’atteinte à la vie privée des personnes concernées.

Il faut également poser des gestes au moment de la collecte de renseignements personnels

• Pour obtenir le consentement de la personne concernée, vous devez l’informer en termes simples et clairs :
  des fins auxquelles les renseignements sont recueillis (ex.: facturation, identification, préparation de documents fiscaux, renseignements à transmettre à l’assureur, etc.);
  • des moyens par lesquels les renseignements sont recueillis; *
  • de ses droits d’accès et de rectification prévus par la Loi;
  • de son droit de retirer son consentement à la communication ou à l’utilisation des renseignements recueillis, sous réserve de vos autres obligations légales, notamment en matière fiscale.
• Recueillir les renseignements personnels par des moyens légaux et légitimes : Sauf exception, vous devez recueillir l’information directement auprès de la personne concernée. Vous devez obtenir son consentement avant d’obtenir des renseignements personnels à son sujet auprès d’un tiers.

Note : Le moyen utilisé pour la collecte peut être évident dans certains cas, par exemple lorsque l’information est obtenue directement auprès de la personne concernée au téléphone ou à l’aide d’un formulaire. On peut alors tenir pour acquis que la personne connaît le moyen utilisé. Lorsque c’est moins évident, il faut clairement indiquer le moyen utilisé (ex. : témoins de connexion lors de la navigation sur Internet, géolocalisation des camions, etc.).

En résumé

Le temps où on recueillait toute sorte d’information, sans trop savoir pourquoi ou « parce que c’est comme ça qu’on a toujours fait », est révolu. La Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé ne permet pas de percevoir des renseignements personnels inutiles ou superflus. Les entreprises doivent se questionner et se limiter à ce qui est nécessaire. La personne concernée doit comprendre votre objectif et ce qu’il adviendra de ces renseignements. Elle doit consentir, en toute connaissance de cause.

L’objectif est que vous déteniez le moins de renseignements personnels possible. Cela réduit les risques de vol d’identité et de fraude financière en cas de vol de données ou de piratage.

Résumé des faits

En 2012, Martin Tremblay et Annie Thibault font l’acquisition d’un terrain, et confient la construction de leur maison à l’entrepreneur général Construction McKinley inc. Celui-ci réfère le couple à son fournisseur, Céramique Décor, pour choisir les accessoires de plomberie. Le couple choisit un robinet de marque Rubi qui est fourni avec des conduits d’alimentation d’eau en caoutchouc, recouverts d’une gaine tressée d’acier inoxydable. Au total, le terrain et la maison leur ont coûté 450 000 $.

Comme des milliers de Québécois, le couple utilise le produit Lysol Advanced, qu’ils achètent chez Costco, et le range dans un cabinet fermé sous l’évier pendant des années. L’entreposage fait en sorte que le bouchon du contenant se trouve à quelques pouces du raccord flexible alimentant le robinet en eau froide. En février 2017, ce conduit cède et cause des dommages évalués à 137 000 $.

Les rapports d’experts concluent que la gaine tressée d’acier inoxydable s’est dégradée par un phénomène de corrosion résultant de l’émanation de vapeurs de chlore provenant du Lysol Advanced, un produit qui contient 12 % d’acide chlorhydrique.

Le couple est indemnisé par leur assureur, La Capitale. Ce dernier poursuit dans cette affaire l’entrepreneur général, le distributeur du robinet, dont le conduit flexible a cédé, et le fabricant du produit Lysol, dont les émanations de chlore ont altéré le tuyau flexible. Notons que l’entrepreneur général aurait confié les travaux de plomberie à « l’un de ses plombiers ».

Décision

La Cour conclut que l’entrepreneur général n’est responsable ni du défaut de fabrication ni du manque d’information. Bien qu’il ait vendu la robinetterie, il n’est pas qualifié comme vendeur professionnel de robinetterie, mais plutôt comme vendeur professionnel de maisons. Ainsi, l’entrepreneur ne garantit pas, par l’entremise de la vente de la maison, tout un chacun des accessoires qui y sont installés à l’intérieur. Par ailleurs, le juge conclut que l’entrepreneur ne peut pas avoir commis de faute quant à son obligation de renseignement, considérant son ignorance des risques associés aux tuyaux flexibles exposés à des vapeurs de chlore au moment des faits.

Aussi, puisque la robinetterie n’était pas défectueuse, le juge conclut que Céramique Décor n’est pas responsable du défaut de fabrication, mais la tient responsable du manque d’information puisqu’elle a reçu des plaintes à propos du tuyau flexible depuis 2014 (87 dossiers en 8 ans). Céramique Décor avait constaté un nombre élevé de défaillances concernant la robinetterie Rubi, et avait même commencé à les répertorier. Elle avait d’ailleurs conclu qu’il y avait une incompatibilité entre la robinetterie Rubi et les produits chimiques. Or, bien qu’elle ait tenté d’aviser les clients futurs en ajoutant un avertissement dans la boîte des produits Rubi, elle n’a rien fait pour aviser les anciens clients qui avaient déjà acheté la robinetterie. Pour ces raisons, Céramique Décor a failli à son devoir d’information.

Quant au fabricant du produit Lysol, la Cour conclut qu’il est responsable de ne pas s’être acquitté de son devoir d’information à l’endroit des utilisateurs de son produit. Le risque de corrosion n’était nullement indiqué sur leur produit, et aucune autre démarche n’a été entreprise pour mettre ses clients en garde. Conséquemment, la Cour lui impute la plus grande part de responsabilité, soit 75 %. L’autre part, soit 25 %, est attribuée au distributeur du tuyau flexible.

Les maîtres mécaniciens en tuyauterie ont l’obligation de tenir compte des incidences des travaux qu’ils exécutent. À ce titre, la CMMTQ recommande à ses membres d’informer leurs clients des dangers de laisser les produits d’entretien ménager à proximité des appareils et des accessoires de plomberie.

De plus, un renseignement personnel permet d’identifier la personne concernée, directement ou indirectement. Il fait connaître quelque chose sur elle, a un rapport avec elle, est susceptible de la distinguer ou permet de la reconnaître. Regrouper ou comparer des renseignements peut aussi permettre d’identifier indirectement une personne (ex. : je dispose de tellement de renseignements que je peux deviner de qui on parle, même si je n’ai pas son nom).

Les renseignements personnels peuvent être stockés sur différents types de supports et être présentés sous plusieurs formes : écrite, graphique, sonore, visuelle, informatisée ou autre. Il peut y avoir des renseignements personnels sur une soumission, une facture, un contrat, une photo de permis de conduire, un enregistrement de conversation téléphonique, dans un ordinateur ou un téléphone portable, sur un serveur, sur l’infonuagique, etc.

Sauf exception, tous les renseignements personnels doivent demeurer confidentiels. Vous devez protéger ces renseignements contenus dans vos dossiers clients et vos dossiers d’employés.

Exemples de renseignements personnels
Voici plusieurs exemples de renseignements personnels :

• Prénom, nom, date de naissance.
• Identification : adresse, courriel, numéro de téléphone, sexe, âge, numéro d’assurance sociale, numéro d’assurance maladie, numéro de permis de conduire, identifiant numérique, etc.
• Travail : dossier disciplinaire, motifs d’absence, dates de vacances, salaire, évaluation du rendement, heures d’entrée et de sortie liées au lieu de travail, etc.
• Santé : dossier CNESST, dossier médical, diagnostic, consultation d’un professionnel de la santé, médicament, ordonnance, renseignements sur la cause d’un décès, etc.
• Finances : revenu d’une personne, renseignements relatifs à l’impôt, numéro de compte bancaire, biens possédés, numéros de cartes de crédit, etc.
• Situation sociale ou familiale : documents qui attestent l’état civil, le fait qu’une personne ait ou non des enfants ou qu’elle reçoive des prestations d’aide sociale ou de chômage, etc.
• Scolarité et formation : résultats scolaires, diplômes, curriculum vitæ, etc.
• Biométrie : empreintes digitales, reconnaissance faciale, tracé de la signature, voix, etc.

Source : Gouvernement du Québec, 2023, Présentation des concepts-clés liés aux renseignements personnels.

Qui?

Si vous ou votre compagnie êtes immatriculés au REQ, vous devez vous conformer aux obligations présentées dans le présent article.

Veuillez consulter le site Web du gouvernement pour en savoir davantage sur les entreprises qui doivent se conformer.

Quand?

Les nouvelles obligations pour améliorer la transparence des entreprises entreront en vigueur le 31 mars 2023. Vous devrez fournir ces renseignements au REQ au plus tard lors de la production de votre première déclaration de mise à jour annuelle suivant la date d’entrée en vigueur desdites obligations.

Quoi?

Voici un résumé des nouveaux renseignements et documents que vous devez fournir au REQ :

• Déclarer tous les bénéficiaires ultimes de l’entreprise.
• Fournir une copie d’une pièce d’identité des administrateurs actuellement en poste pour prouver leur identité. C’est aussi le cas pour les nouveaux administrateurs qui seront élus par la suite.
• Déclarer la date de naissance des individus inscrits au REQ (ex. : actionnaires, administrateurs, etc.).
• En plus de déclarer l’adresse du domicile d’une personne physique (ex. : administrateurs, actionnaires, etc.), vous pouvez déclarer son adresse professionnelle, si elle en a une, afin que l’adresse de son domicile ne soit pas publiée au REQ.

Comment?

Au REQ, connectez-vous à votre Bureau en ligne (Mon Bureau) pour fournir les renseignements à l’aide d’une déclaration de mise à jour annuelle ou d’une déclaration de mise à jour courante.

Attention! Si vous aviez l’habitude de produire votre déclaration de mise à jour annuelle en même temps que votre déclaration de revenus, pour les entreprises dites « jumelées », vous devrez cocher « non » à la case 39 ou 436 sur la première déclaration de revenus suivant le 31 mars 2023, et produire votre déclaration de mise à jour annuelle directement au REQ pour déclarer les nouveaux renseignements. Après cette déclaration, vous pourrez de nouveau produire votre déclaration de mise à jour annuelle par l’entremise de la déclaration de revenus.

Pourquoi?

L’objectif des nouvelles obligations est :

• d’optimiser la fiabilité et l’exactitude des renseignements contenus au REQ;
• de renforcer la protection du public en lui permettant d’accéder à certains renseignements qui figurent au REQ;
• de contribuer aux actions de prévention et de lutte contre l’évasion fiscale, le blanchiment d’argent et la corruption.

Foire aux questions

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Les tribunaux, dans différentes décisions^[1], ont refusé d’avaliser de tels stratagèmes lorsque les clients ont poursuivi l’entrepreneur pour une mauvaise exécution de travaux ou lorsque l’entrepreneur a poursuivi ses clients pour non-paiement, qualifiant ces scénarios d’immoraux. Dans toutes ces décisions, les tribunaux ont conclu à la nullité des ententes puisque leur cause était contraire à l’ordre public.

Lorsqu’un contrat est déclaré nul, le Tribunal doit ordonner la restitution des prestations, ce qui signifie défaire les travaux réaliser, reprendre les matériaux et remettre en totalité les sommes perçues du client. Cependant, lorsque cela s’avère impossible ou problématique de remettre les parties dans leur état d’origine, surtout lorsqu’il est question de travaux de construction, le Tribunal peut déterminer des équivalents. Dans pratiquement tous les cas, l’entrepreneur et le client subiront une perte en plus de s’exposer à des vérifications de nature fiscale.

Il est donc toujours recommandé de signer un contrat écrit avant d’entreprendre vos travaux et d’émettre des factures en bonne et due forme, tout en percevant la taxe sur les produits et services (TPS) et la taxe de vente du Québec (TVQ). Vous vous assurerez ainsi de respecter vos obligations fiscales et, le cas échéant, vous pourrez exercer pleinement vos droits advenant le non-paiement à la suite de l’exécution de vos travaux.

Pour toutes questions, contactez le Service juridique : 514 382-2668 / 1 800 465-2668 ou juridique@cmmtq.org.

[1] St-Pierre c. Faubert, 2016 QCCQ 2175 (CanLII), Distribution Chauffage solaire inc. c. Desroches, 2016 QCCQ 8178 (CanLII), Rebuts de l'Outaouais inc. c. Roy, 2018 QCCQ 424 (CanLII)

Un entrepreneur en construction va produire des centaines de soumissions au cours de sa carrière. Il risque de s’habituer aux diverses clauses, qui finissent toutes par se ressembler. Malgré sa vaste expérience d’un type de marché, il doit demeurer vigilant et ne doit pas présumer que les clauses seront semblables à celles qu’il a l’habitude de voir. Il faut toujours les lire.

Récemment, le Centre de services scolaire de Montréal a changé ses conditions de paiement. Les changements semblent mineurs. Pour le lecteur inattentif, ils sont imperceptibles. Or, le délai de paiement du donneur d’ouvrage est désormais de 45 jours ouvrables (au lieu de journées de calendrier) – la différence d’un seul mot ajoute des semaines à l’échéance de paiement.

Comme les quittances des sous-traitants pour la période précédente doivent être soumises avec la demande de paiement subséquente, le délai de 45 jours ouvrables de cette dernière demande commence au moment où les sous-traitants ont été payés et ont remis leurs quittances. Puisque l’entrepreneur général paie ses sous-traitants au moment où il est lui-même payé par le donneur d’ouvrage, les délais de paiement pour les mois qui suivent s’accumuleront à mesure que les travaux avancent. Selon certains calculs, l’entrepreneur pourrait être payé 3 ans après la fin des travaux, en raison des petits changements dans les conditions générales.

Lisez attentivement, toujours, les documents contractuels avant de produire une soumission.

Pour les chantiers de construction, les nouvelles dispositions modifient les obligations en lien avec :

• le programme de prévention relatif à un chantier de construction (mécanisme de prévention);
• les 2 mécanismes de participation existants : le comité de chantier et la coordonnatrice ou le coordonnateur en santé et en sécurité.

Les nouvelles dispositions introduisent un nouveau mécanisme de participation : la représentante ou le représentant en santé et en sécurité.

Ces mécanismes peuvent cohabiter. Pour mieux s’y retrouver, un tableau synthèse a été réalisé par la Commission des normes, de l’équité, de la santé et de la sécurité du travail (CNESST).

C’est le maître d’œuvre du chantier qui doit mettre en place ces mécanismes selon le nombre de travailleurs sur le chantier et l’estimation du coût total des travaux. Le maître d’œuvre est le propriétaire ou la personne responsable de l’exécution de l’ensemble des travaux sur un chantier de construction.

D’autre part, vous devrez mettre en place certains mécanismes pour votre établissement, soit dans les locaux de votre entreprise de construction.

En effet, en tant qu’établissement, l’entreprise de construction doit déjà avoir mis en place un programme de prévention comme indiqué dans notre article publié le 22 mars dernier. Elle doit maintenir ce programme de prévention, puis mettre en place d’autres mesures comme :

• un comité de santé et de sécurité;
• une agente ou un agent de liaison ou une représentante ou un représentant en santé et en sécurité.

La personne désignée comme représentante à la prévention continue d’exercer ses fonctions si un programme de prévention était déjà en place.

En savoir plus

Sur le site de la CNESST, vous trouverez toute l’information pertinente ainsi que des outils expliquant ces nouvelles mesures qui entreront en vigueur le 1^er janvier prochain.

Qu’en pensent les acteurs patronaux?

L’objectif de réellement prévenir les lésions professionnelles et d’améliorer le bilan du secteur de la construction en matière d’accidents de travail est absolument essentiel, et nous mettons tous nos efforts en ce sens. Il faut y travailler sans relâche. Toutefois, les organisations représentant les entrepreneurs en construction, dont la CMMTQ, sentent le besoin de faire front commun pour partager leur inquiétude quant à la mise en œuvre de ce nouveau régime.

En effet, plusieurs questions ont été adressées à la CNESST, et certaines demeurent sans réponse ou donnent des indications imprécises. Ainsi, les acteurs patronaux ont conjointement demandé au ministre du Travail, Jean Boulet, de reporter l’entrée en vigueur de certaines dispositions de la Loi. Sauf avis contraire, la date du 1^er janvier 2023 demeure.

Selon nous, une certaine confusion demeure entre le rôle des représentants syndicaux, des délégués de chantier et des nouveaux représentants en santé et en sécurité. Nous croyons que cela risque d’envenimer le climat de travail, de semer la confusion, de ralentir indûment les travaux et de compromettre la santé et la sécurité des travailleurs.

Quels sont les renseignements personnels visés?

Note : Les mesures listées précédemment sont fournies à titre indicatif seulement. Elles devraient être adaptées au niveau de sensibilité des renseignements personnels. Par exemple, un numéro d’assurance sociale constitue une information très sensible et devrait être très bien protégé grâce à des mesures assurant un niveau de sécurité élevé.

Pour obtenir des renseignements concernant les modifications qui s’appliqueront à partir du 22 septembre prochain et celles de 2023 et de 2024, veuillez consulter le site de la Commission d’accès à l’information :

• Ligne du temps de l’entrée en vigueur des principales modifications législatives.
• Principales modifications entrant en vigueur en septembre 2023 
• Principales modifications entrant en vigueur en septembre 2024  

Rappelons que le but de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé est d’établir des règles à l’égard des renseignements personnels qu’une personne qui exploite une entreprise recueille, détient, utilise ou communique à des tiers. Votre entreprise doit notamment protéger les renseignements qu’elle détient et qui permettent d’identifier une personne physique. Ces renseignements sont confidentiels et, sauf exception, ils ne peuvent être communiqués sans le consentement de la personne concernée.

Responsable de la protection des renseignements personnels

Un responsable de la protection des renseignements personnels (RPRP) doit être désigné à compter du 22 septembre 2022. Il s’agit, par défaut, de la personne ayant la plus haute autorité au sein de l’entreprise (ex. : le président ou le PDG). Cependant, la personne ayant la plus haute autorité peut déléguer cette responsabilité par écrit à une autre personne. Cette dernière peut être interne ou externe à l’organisation.

Le RPRP doit assurer le respect et la mise en œuvre de la Loi. Son titre et ses coordonnées doivent être publiés sur le site Internet de l’entreprise. Si vous n’avez pas de site Internet, vous devez rendre ces renseignements accessibles par tout autre moyen approprié.

Réagir à un incident de confidentialité

Si vous avez des motifs de croire qu’un incident de confidentialité s’est produit, vous devez prendre les mesures raisonnables pour diminuer les risques qu’un préjudice soit causé et pour éviter que des incidents surviennent de nouveau, par exemple :

• faire cesser la pratique non autorisée;
• récupérer ou exiger la destruction des renseignements personnels impliqués; et
• corriger les lacunes informatiques.
  
  

Après évaluation de la situation, si l’entreprise conclut que l’incident risque de causer un préjudice sérieux :

• Vous devez aviser la Commission d’accès à l’information par écrit de la survenance de cet événement.
• Sauf certaines exceptions, vous devez aviser toutes les personnes dont les renseignements personnels sont concernés par l’incident.
• Sous certaines conditions, il est aussi possible d’aviser toute personne ou tout organisme susceptible de diminuer le risque de préjudice.

Enfin, vous devez inscrire tout incident de confidentialité (présentant ou non un risque de préjudice sérieux) dans votre registre des incidents de confidentialité. Les renseignements contenus au registre doivent être tenus a? jour et conservés pendant au moins cinq ans après la date ou la période au cours de laquelle l’organisation a pris connaissance de l’incident.

En cas de cyberattaque, une cyberassurance ou assurance cyberrisque pourrait simplifier votre gestion de crise et vous permettre d’avoir accès à des services d’experts en sécurité informatique et en communication de crise ainsi que des conseils juridiques. Une telle assurance pourrait également couvrir les conséquences d’une atteinte aux systèmes de technologie de l’information ou aux données personnelles ou confidentielles de votre entreprise. Nous vous invitons à communiquer avec votre assureur ou votre courtier d’assurance à ce sujet.

Communication de renseignements personnels sans le consentement de la personne concernée

Comme vous êtes obligé de protéger les renseignements personnels que vous détenez, vous ne pouvez pas les communiquer à des tiers sans le consentement de la personne concernée. Toutefois, si vous respectez certaines exigences, vous pourrez le faire si la communication est faite à des fins d’étude, de recherche, de production de statistiques ou dans le cadre d’une transaction commerciale.

Caractéristiques et mesures biométriques

L’adoption de nouvelles technologies peut apporter des avantages et des économies pour une entreprise qui œuvre dans l’industrie de la construction, mais elle peut aussi être source d’obligations légales additionnelles. Certains entrepreneurs ont ou auront peut-être recours à la reconnaissance faciale et à la biométrie pour sécuriser des chantiers ou pour surveiller et contrôler la productivité de leur main-d’œuvre. D’autres utiliseront peut-être des technologies de reconnaissance des empreintes digitales pour limiter l’accès à des locaux ou pour permettre l’enregistrement des heures travaillées par leurs salariés.

Dans de tels cas, vous recueillez des renseignements biométriques qui vous permettent d’identifier une personne grâce à des caractéristiques uniques (ex. : corporelles, comportementales ou biologiques). Il apparaît évident que ces renseignements personnels sont délicats, puisqu’ils sont intimement liés à l’identité.

Ainsi, à compter du 22 septembre 2022, vous devrez divulguer la création de toute banque de caractéristiques ou de mesures biométriques à la Commission d’accès à l’information, au moins 60 jours avant sa mise en service. Vous devrez également aviser la Commission avant d’utiliser un procédé permettant de vérifier ou de confirmer l’identité d’une personne à partir de caractéristiques ou de mesures biométriques. Un tel procédé nécessite aussi le consentement explicite de la personne.

Foire aux questions

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Obligations vis-à-vis des employés

Toutes les communications écrites dans votre entreprise doivent être rédigées en français. Par exemple, et sous réserve de certaines exceptions, les offres d’emploi, les documents en lien avec les conditions de travail et la formation, les contrats de travail, les communications destinées au personnel, les conventions collectives, et autres, devront être rédigés en français. Dans certains cas, il sera possible de remplacer le français par une autre langue ou d’avoir une version également disponible en anglais, mais la loi est établie pour que cela demeure l’exception.

Obligations vis-à-vis des clients

Lorsque votre entreprise offre des services, à des consommateurs ou à d’autres entrepreneurs, vous avez l’obligation de les informer et de les servir en français. Alors qu’on prévoyait avant ce « droit » des clients, il s’agit désormais d’une « obligation » des entreprises qui pourraient faire face à des amendes en cas d’infraction à la loi.

Par exemple, si vous faites de la publicité (peu importe le média), elle devra être en français. Il en va de même lorsque vous fournissez à vos clients des soumissions, bons de commande, factures, etc. Encore une fois, il sera possible de changer pour une autre langue que le français, mais à certaines conditions.

Obligations vis-à-vis des produits vendus

Lorsque votre entreprise vend des biens, elle a déjà l’obligation d’utiliser le français de façon prédominante sur tous ses contenants, emballages et documents qui l’accompagnent (garantie, manuel d’instructions, etc.). Dorénavant, toute inscription écrite en français doit être aussi accessible et présenter des conditions au moins aussi favorables que celle rédigée dans une autre langue. Cela pourrait vouloir dire qu’il ne serait pas possible de rendre accessible un manuel d’instruction en anglais sur un site Web s’il faut demander la version française.

L’Office québécois de la langue française procède actuellement à une mise à jour de son site Web pour mieux informer les entreprises des nouvelles obligations. Nous vous invitons à le consulter pour mieux connaître les changements.

Pour toutes questions, communiquez avec un membre du Service juridique de la CMMTQ.

FAQ sur les nouvelles obligations linguistiques – Charte de la langue française

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Pour que la garantie de 3 mois s’applique, les 3 conditions suivantes doivent être réunies.

1. Il doit s’agir d’un appareil domestique visé par la LPC. Il s’agit des appareils suivants : une cuisinière, un réfrigérateur, un congélateur, un lave-vaisselle, un four à micro-ondes, une laveuse, une sécheuse, un appareil audio, un appareil audio-vidéo, un ordinateur et ses périphériques, un appareil de climatisation, un déshumidificateur ou une thermopompe.
2. La réparation doit être d’une valeur d’au moins 50 $ incluant le déplacement, le prix des pièces et le coût de la main-d’œuvre.
3. Il doit s’agir du même bris ou d’une conséquence du bris ayant nécessité la première réparation.

Le dernier point est sans aucun doute le plus problématique. Il a d’ailleurs mené à plusieurs litiges. Les tribunaux ont reconnu que le réparateur a une obligation de résultat, c’est-à-dire qu’en acceptant d’effectuer la réparation, il s’engage à fournir au client un bien pouvant servir à un usage normal. Si, dans un délai de trois mois suivant la réparation, le bien ne peut servir à un tel usage, la réparation doit être faite de nouveau gratuitement, conformément à la garantie. Pour sa part, le client doit démontrer le lien entre le bris qu’il tente de faire réparer sous garantie et celui ayant requis la réparation initiale.

La LPC précise également que le réparateur doit, avant d’effectuer une réparation de plus de 50 $ sur un appareil domestique, remettre au consommateur une évaluation écrite, sauf si celui-ci y renonce par écrit ou que la réparation est effectuée sans frais. Une facture détaillée, comprenant notamment la nature de la réparation, le type et le prix des pièces posées, leur état (neuves, usagées ou remises à neuf), le nombre d’heures de main-d’œuvre, le tarif horaire et le coût total de la main-d’œuvre, doit aussi être remise au consommateur.

L’évaluation écrite et la facture sont des documents essentiels dans l’éventualité d’un litige. Ils permettront de démontrer que vous avez rempli votre devoir d’information sur la nature du bris initial. Vous pourrez ainsi mieux justifier les raisons pour lesquelles vous appliquez ou non la garantie. De plus, le fait de ne pas remettre ces documents au client constitue une contravention aux obligations prévues à la LPC pouvant autoriser les recours qui y sont prévus. L’absence de ces documents milite souvent en faveur du client lorsque le juge évalue le lien entre la réparation initiale et celle sous garantie.

Enfin, lorsqu’un litige survient par rapport à l’un des sujets traités précédemment, vous devriez conserver les documents jusqu’au règlement complet.

La Loi sur les maîtres mécaniciens en tuyauterie n’accorde à la CMMTQ aucun pouvoir de contrôle sur les prix des marchandises, des contrats d’installation de tuyauterie et des conditions de paiement des membres. Toutefois, il est de son devoir de veiller à l’application des règles de conduite que les membres se sont données.

Faire un profit raisonnable

En tant que maître mécanicien en tuyauterie, vous êtes soumis aux règles d’éthique prévues au Règlement sur l’admission et la discipline des membres de la Corporation des maîtres mécaniciens en tuyauterie du Québec, notamment l’article 21(2)(i). Vous devez viser, dans l’exercice de votre métier, à faire un profit raisonnable avec des prix justifiés par les circonstances. Cette disposition laisse place à une grande discrétion. Il y a peu de dossiers de ce type qui ont été soumis aux instances disciplinaires de la CMMTQ.

Lorsque votre client est un consommateur, c’est-à-dire une personne physique qui n’est pas un commerçant, l’article 8 de la Loi sur la protection du consommateur (LPC) lui permet de demander la nullité du contrat ou la réduction du prix dans les deux cas suivants :

1. s’il y a une disproportion entre les prestations respectives des parties qui équivaut à l’exploitation du consommateur;
2. si l’obligation du consommateur, précisée par le commerçant dans son contrat, est excessive, abusive ou exorbitante.

Cette disposition a déjà été appliquée par les tribunaux en matière de fixation de prix excessifs.

Utilisation d’un guide de prix

Il existe, dans le domaine de la plomberie et du chauffage, des guides de prix canadiens qui sont publiés chaque année. Bien qu’ils puissent constituer un outil pouvant vous aider à fixer le prix des matériaux, vous devez demeurer prudent et ne pas prendre pour acquis que les prix indiqués dans ces guides représentent la réalité et constituent une preuve irréfutable devant les tribunaux.

L’avis des tribunaux

• Appliquant l’article 8 de la LPC, un tribunal a donné raison à un consommateur qui alléguait que le prix des matériaux facturés par l’entrepreneur était nettement exagéré et excessif. Considérant qu’il n’y avait eu aucune entente préalable entre les parties, le juge a réduit le prix du tuyau, qu’il considérait excessif compte tenu de la preuve soumise, de 142 à 72 $.
• Il ne suffit pas d’alléguer qu’il y a eu facturation excessive, il faut le démontrer. Un tribunal a donc rejeté la réclamation d’un client qui alléguait que le prix des fournitures facturées par l’entrepreneur était exagéré, puisqu’il n’a produit aucune preuve à l’effet que les matériaux avaient été facturés trop cher.
• Un entrepreneur a été sanctionné pour avoir fait de fausses représentations quant à la valeur d’une pompe, prétendant que celle-ci valait 2500 $ et qu’il la vendait 2145 $ au client. La preuve ayant démontré qu’une pompe similaire valait 606 $ selon un grossiste. Compte tenu des fausses représentations faites par l’entrepreneur, le tribunal a réduit le prix de la pompe à ce montant.
• Un client contestait une facture pour des extras exécutés par l’entrepreneur, alléguant que les montants étaient exagérés et que la facturation n’était pas raisonnable. Le tribunal a jugé, compte tenu de la preuve, que la facturation pour les services rendus et la marchandise livrée était tout à fait raisonnable et selon les règles de l’art.

La règle

Lors de la fixation d’un prix, vous devez tenir compte d’un ensemble de facteurs, tel que le prix de détail de l’équipement ou du matériel, l’escompte qui vous a été accordé par votre grossiste s’il y a lieu, vos dépenses liées à l’équipement ou au matériel (frais de transport et d’entreposage), votre profit réel sur celui-ci, etc. Vous devriez être en mesure de justifier ce prix devant un tribunal. Faire un profit raisonnable est en quelque sorte une question de bon sens.

Les tribunaux n’hésiteront pas à réduire le prix facturé lorsqu’une preuve de facturation excessive est faite, surtout si le client est un consommateur bénéficiant des dispositions de la LPC. Toutefois, les juges n’interviendront pas si le client n’apporte aucune preuve à l’appui de ses prétentions et que la facturation apparaît raisonnable.

Vous avez des questions? Communiquer avec le Service juridique au 514 382-2668 ou au 1 800 465-2668.

À ce propos, les pratiques suivantes sont strictement interdites :

• faire croire au débiteur qu’à défaut de paiement, il sera passible d’arrestation ou de poursuites pénales;
• contacter directement le débiteur qui a indiqué par écrit de communiquer par l’entremise de son avocat;
• communiquer oralement avec le débiteur lorsque celui-ci a indiqué, par écrit, que la créance était contestée et qu’il souhaite que l’entrepreneur s’adresse aux tribunaux;
• faire du harcèlement, des menaces ou de l’intimidation. Il demeure toutefois possible, sans contrevenir à cette obligation et sans tomber dans le harcèlement, d’indiquer au débiteur que vous pouvez exercer un droit prévu par une loi, comme une poursuite civile ou l’inscription d’une hypothèque légale;
• donner un renseignement préjudiciable concernant le débiteur à sa caution, son conjoint ou un membre de sa famille;
• réclamer une somme d’argent supérieure à celle qui est due;
• utiliser un écrit trompeur, qui semble issu d’un tribunal, d’un gouvernement ou d’une municipalité;
• réclamer une somme d’argent à une personne autre que le débiteur ou sa caution;
• communiquer oralement avec une personne lorsque celle-ci a indiqué lors de la première communication qu’elle n’était pas le débiteur.

Si vous confiez le recouvrement de vos créances à une agence spécialisée, sachez que celle-ci doit être titulaire d’un permis de l’Office de la protection du consommateur. En plus d’être soumis aux limites énoncées plus haut, les moyens qui peuvent être utilisés pour récupérer une somme d’argent sont encadrés.

En cas de contravention à cette Loi, le contrevenant s’expose non seulement à des poursuites civiles en dommages-intérêts par la personne lésée, mais également à des amendes qui, pour une première infraction, varient de 300 $ à 6000 $ pour une personne physique, ou de 1000 $ à 40 000 $ pour une personne morale.

Vous avez des questions ? Contactez le Service juridique de la CMMTQ : 514 382-2668 / 1 800 465-2668 ou juridique@cmmtq.org.

• Je suis entrepreneur en plomberie (sous-catégorie 15.5) et j’offre mes services pour exécuter les travaux suivants : le remplacement d’un chauffe-eau, l’installation et la réparation d’un système de chauffage, l’installation et la réparation de robinetteries et de drains.
• Je suis entrepreneur en plomberie (sous-catégorie 15.5) et, à l’occasion de travaux de plomberie dans une maison neuve, j’accepte d’installer la tuyauterie pour le plancher radiant en extra. Après tout, ce sont des tuyaux!
• Je suis entrepreneur en système de chauffage à air pulsé (sous-catégorie 15.1) et j’installe fréquemment des thermopompes chez mes clients afin qu’ils profitent de l’air climatisé l’été et d’un environnement bien tempéré en saison froide.
• Je suis entrepreneur en plomberie (sous-catégorie 15.5) et membre de la CMMTQ depuis 20 ans. Je suis une référence dans mon domaine et mes clients apprécient mon efficacité. Lorsque je termine le remplacement d’un chauffe-eau, celui-ci est fonctionnel puisque j’ai fait tous les raccordements nécessaires.

Avez-vous répondu VRAI à l’une de ces mises en situation? Si c’est le cas, vous vous exposez peut-être à des plaintes de nature disciplinaire ou de nature pénale d’un autre organisme puisque vous exercez ou laissez entendre pouvoir exercer dans une spécialité du métier sans être titulaire d’une licence d’entrepreneur en construction comprenant la sous-catégorie relative à cette spécialité.

En 2017, des 73 dossiers ouverts en matière disciplinaire, 17 dossiers visaient principalement cette infraction. Cela représente près de 25 % des plaintes disciplinaires, lesquelles peuvent mener à l’imposition de mesures disciplinaires tel qu’une amende variant entre 200 $ et 6000 $ en plus de la publication dans l’Entre-Presse.

Notons que les plaintes les plus fréquentes sont :

• L’installation d’un plancher radiant par un entrepreneur ne détenant pas la sous-catégorie 15.4 (Entrepreneur en systèmes de chauffage hydronique). En effet, la sous-catégorie 15.5 n’est pas suffisante.
• L’exécution de travaux sur des systèmes de chauffage par un entrepreneur détenant uniquement la sous-catégorie 15.5 (Entrepreneur en plomberie). Notons que le simple fait d’offrir ses services sans la sous-catégorie de licence appropriée constitue également une infraction.
• L’installation d’une thermopompe sans détenir les sous-catégories appropriées en réfrigération.

Nous vous rappelons qu’un maître mécanicien en tuyauterie n’est pas autorisé à procéder au raccordement électrique d’appareils de plomberie ou de chauffage. Souvenez-vous que ces travaux, en plus d’être dangereux, sont réservés exclusivement aux maîtres électriciens.

Soyez vigilants! Il est primordial de bien comprendre la nature des travaux que vous pouvez exécuter en conformité avec les sous-catégories de licence que vous détenez. Si vous avez des interrogations ou si vous souhaitez formuler une plainte à ce sujet, n’hésitez pas à communiquer avec le Service juridique de la Corporation au 514 382-2668 / 1 800 465-2668 ou juridique@cmmtq.org.

Le Code civil du Québec exige qu’une mise en demeure soit faite par écrit, ce à quoi correspond un texto. Le créancier doit clairement exiger l’exécution de l’obligation dans un délai raisonnable et, à défaut, indiquer que les procédures appropriées seront prises pour faire valoir ses droits. Attention! Le créancier doit être en mesure de prouver que la mise en demeure a bien été livrée. Ce sera le cas si le destinataire a répondu au texto ou si on tient compte des échanges précédents.

Les mêmes principes s’appliquent à une mise en demeure transmise par courriel. En fait, il est possible d’utiliser n’importe quel moyen technologique, par exemple le télécopieur, le courriel ou le texto, pour transmettre une mise en demeure. En raison de son caractère plus formel et de la facilité à démontrer la réception, l’utilisation des moyens traditionnels, tels que la poste recommandée ou l’huissier, reste à privilégier.

La faute de l’entrepreneur

La responsabilité d’un entrepreneur a été retenue suite à la faute de ses employés qui ont utilisé un équipement non approprié (Drainamar inc. c. 137888 Canada inc., 2002 CanLII 19035 (QC CQ).

En essayant de déboucher un tuyau d’égout, une pièce d’équipement est demeurée coincée dans un tuyau et les employés de l’entrepreneur ont été incapables de la retirer. La municipalité a dû excaver pour dégager le tuyau et enlever la pièce qui était coincée. L’entrepreneur alléguait, entre autres, qu’il était dans l’impossibilité de savoir que la dimension du tuyau était insuffisante pour permettre à la pièce d’équipement de pouvoir y être insérée sans s’y coincer.

La preuve a démontré que la pièce d’équipement ne s’est pas coincée à cause d’un bris préexistant du tuyau d’égout. Elle s’est coincée parce qu’elle n’était pas la pièce appropriée pour la grosseur du tuyau. L’entrepreneur ne devait pas se contenter de supposer ou de présumer que le tuyau d’égout était d’une dimension suffisante pour lui permettre d’y insérer un équipement d’une longueur de 14 pouces alors que ceux généralement utilisés ont une longueur de 4 à 6 pouces. Il aurait dû s’informer de l’existence de plans afin de les consulter, ce qu’il a effectivement fait le lendemain de l’évènement, ou consulter la municipalité.

Un autre entrepreneur a aussi été déclaré responsable des coûts de 2415 $ engendrés par la faute de ses employés. Le tribunal a rappelé que l’entrepreneur était tenu d’agir au mieux des intérêts de son client, avec prudence et diligence. Il était aussi tenu à une obligation de résultat, sauf circonstances exceptionnelles ou conditions particulières dans l’exécution du contrat, ce que l’entrepreneur n’a pas été en mesure de prouver. Le tribunal n’a pas pu conclure que les règles de l’art avaient été respectées par les employés et a donc jugé que le bris du fichoir résultait d’un acte fautif de ces derniers (Plomberie chauffage FLR inc. c. Pocetti, 2017 QCCQ 1888).

La faute d’un tiers

Une municipalité propriétaire d’un arbre, dont les racines s’infiltraient et obstruaient une conduite, a dû rembourser au propriétaire de l’immeuble le coût des travaux d’excavation et des travaux de l’entrepreneur en plomberie pour faire retirer le fichoir qui était resté coincé (Côté c. Ville de Saguenay, 2017 QCCQ 7610).

Rappelons que le Code civil du Québec impose au propriétaire d’un arbre de réparer le préjudice causé par le fait autonome de celui-ci, à moins de prouver qu’il n’a commis aucune faute, ce que la municipalité n’a pas été en mesure de faire (Chasle c. Ville de Québec, 2010 QCCQ 2463).

En résumé, vous êtes responsable, en tant qu’entrepreneur, des coûts engendrés pour récupérer votre pièce d’équipement coincée, à moins de démontrer qu’il s’agit d’un cas de force majeure ou de la responsabilité d’un tiers.

Il serait judicieux d’aviser le client par écrit, avant d’exécuter les travaux, de la possibilité qu’il y ait des coûts supplémentaires si un problème survient avec l’équipement lors de l’exécution des travaux.

La réponse est oui.

Selon l’article J-2 du Code de soumission du BSDQ, le plus bas soumissionnaire conforme a droit au contrat s’il a fourni en même temps que sa soumission une garantie de soumission conforme aux dispositions du Code, même si cette garantie n’était pas requise par les documents de soumission ni par le Code.

Selon l’article D-10, une garantie de soumission est obligatoire lorsque le prix de la soumission est de 100 000 $ ou plus.
Si le plus bas soumissionnaire conforme n’a pas joint de garantie de soumission, l’entrepreneur destinataire adjudicataire n’a aucune obligation de lui octroyer le contrat. Il n’est pas lié par la règle du plus bas soumissionnaire.

L’entrepreneur destinataire adjudicataire doit toutefois accorder le contrat à un soumissionnaire qui lui a adressé une soumission conforme par l’entremise du BSDQ et dont il a pris possession, et ce, au prix et aux conditions de la soumission. De plus, il ne peut pas accorder le contrat à un soumissionnaire dont le prix est plus élevé que le prix du plus bas soumissionnaire conforme qui a fourni une garantie de soumission.

La règle de l’article J-2 s’applique sous réserve des dispositions des articles J-3, J-4 et J-6.

L’article J-3 vise les cas où une demande de permission d’accorder un contrat à un soumissionnaire qui n’a pas déposé la soumission la plus basse (le moins-disant) conforme est accordée par le BSDQ. L’article J-4 concerne l’adjudication du contrat à un soumissionnaire qui n’a pas déposé le moins-disant conforme, sans la permission du BSDQ, lorsqu’il s’agit d’un cas d’urgence. L’article J-6 concerne l’adjudication du contrat à un soumissionnaire non conforme lorsque cette non-conformité n’est pas significative.

Voici un exemple de l’application de l’article J-2.

• 1^er soumissionnaire : 49 500 $
• 2^e soumissionnaire : 50 000 $ (soumission comportant une non-conformité significative)
• 3^e soumissionnaire : 51 500 $ (soumission non prise par l’entrepreneur destinataire adjudicataire)
• 4^e soumissionnaire : 52 000 $
• 5^e soumissionnaire : 52 500 $ (soumission déposée avec une garantie de soumission)
• 6^e soumissionnaire : 53 000 $

L’entrepreneur destinataire adjudicataire n’est pas lié par la règle du plus bas soumissionnaire conforme parce que le 1er soumissionnaire n’a pas fourni de garantie de soumission. Il peut valablement accorder le contrat au 1er, au 4e ou au 5e soumissionnaire. Il n’a pas le droit d’accorder le contrat au 2e soumissionnaire qui a déposé une soumission comportant une non-conformité significative, ni au 3e soumissionnaire parce qu’il n’a pas pris possession de cette soumission, ni au 6e soumissionnaire parce que le prix est plus élevé que celui du 5e soumissionnaire qui a fourni une garantie de soumission.

Vous avez des questions ? Contactez un membre du Service juridique de la CMMTQ : 514 382-2668, 1 800 465-2668 ou juridique@cmmtq.org.

Il y aura plusieurs dates de fin des travaux si le propriétaire s’occupe lui-même du projet et qu’il confie différentes parties des travaux à des entrepreneurs distincts. La fin des travaux est distincte pour chaque entrepreneur et correspond à la date à laquelle leur contrat respectif est complété et non à la date où l’ensemble du projet est complété.

C’est ce que le tribunal a décidé dans un cas où le propriétaire, assisté d’un homme à tout faire, a fait directement affaire avec les divers entrepreneurs et a géré lui-même les travaux de rénovation de son immeuble. Il n’y avait pas d’entrepreneur général, ni de plans et devis. Le propriétaire a conclu une série de contrats d’entreprise avec plusieurs entrepreneurs pour des portions de travaux de son choix. Chaque contrat a donné lieu à une date de fin des travaux distincte (Desjardins c. Tremblay (Céramique Mr Nicolas), 2016 QCCQ 2101).

Les garanties peuvent être conventionnelles

Le contenu et la durée sont déterminés par contrat et varient selon chaque entrepreneur ou fabricant.
 

Les garanties peuvent également être légales

On y retrouve notamment celle liée à la conformité des travaux exécutés selon les règles de l’art. La durée de cette garantie est d’un an, à compter de la réception de l’ouvrage. L’entrepreneur doit corriger les malfaçons identifiées lors de la réception de l’ouvrage ou découvertes au cours de l’année suivante.

Tout entrepreneur est légalement responsable des dommages qui peuvent résulter de l’exécution de ses travaux, malgré les garanties offertes.

Il existe aussi la garantie liée à la qualité des biens vendus. L’entrepreneur qui vend des biens et des accessoires doit les vendre exempts de vices cachés. La durée de cette garantie est illimitée. Afin d’en bénéficier, le client doit démontrer que le bien vendu est impropre à l’usage auquel il était destiné ou que le vice diminue tellement son utilité qu’il ne l’aurait pas acheté ou l’aurait payé moins cher s’il l’avait connu. Toutefois, plus le temps passe, plus il est difficile pour le client de prétendre que le bien vendu comportait un vice caché au moment de la vente.
 

Qu’en est-il de la responsabilité ?

Il ne s’agit pas d’une garantie, mais bien d’une obligation, soit celle de réparer un préjudice ou un dommage causé par une faute. Tout entrepreneur est légalement responsable des dommages qui peuvent résulter de l’exécution de ses travaux, sans égard aux garanties offertes. À titre d’exemple, un entrepreneur peut être tenu responsable des dommages survenus à la suite d’un bris de tuyau qu’il a fourni et installé sept ans auparavant, alors que la garantie liée aux malfaçons est échue depuis six ans.

Plusieurs éléments permettent d’attribuer la responsabilité à l’entrepreneur. Par exemple, le fait de ne pas avoir exécuté les travaux selon les règles de l’art ou d’avoir vendu un bien qui n’est pas conforme. Il ne faut cependant pas perdre de vue qu’il faut un lien de causalité entre la faute de l’entrepreneur et les dommages pour conclure à sa responsabilité. Si des tiers ont modifié l’installation faite par l’entrepreneur avant que les dommages surviennent, il sera difficile de démontrer la responsabilité de l’entrepreneur.

La garantie offerte et la responsabilité sont deux notions différentes. Toute personne est responsable des faits et des gestes qu’elle pose. Il y a cependant une série de preuves à démontrer afin d’engager la responsabilité d’une personne. Alors que pour une garantie, seules les conditions quant à sa durée et à son contenu doivent être remplies. La fiche juridique Les garanties et la responsabilité des entrepreneurs permet de faire le point sur les différentes garanties offertes et ce qui les distingue de la notion de responsabilité.

Dans une récente décision (St-Pierre c. Faubert, 2016 QCCQ 2175), le Tribunal a refusé d’avaliser un tel stratagème lorsque les clients ont poursuivi l’entrepreneur pour une mauvaise exécution de travaux, qualifiant ce scénario d’immoral. Le contrat a donc été déclaré nul puisque sa cause était contraire à l’ordre public et le Tribunal a ordonné la restitution des prestations. L’entrepreneur a dû remettre aux clients le montant total des paiements reçus en argent comptant et aucun montant correspondant aux dommages allégués n’a été accordé aux clients.

Il est donc recommandé de signer un contrat écrit avant d’entreprendre vos travaux et d’émettre des factures en bonne et due forme, tout en percevant la taxe sur les produits et services (TPS) et la taxe de vente du Québec (TVQ). Si le contrat est écrit, le montant des taxes doit y être précisé. Également, l’entrepreneur doit inscrire sur ses factures ses numéros d’identification aux fichiers de la TPS et de la TVQ.

Vous vous assurerez ainsi de respecter vos obligations fiscales et, le cas échéant, vous pourrez exercer pleinement vos droits advenant le non-paiement à la suite de l’exécution de vos travaux. Également, vous vous protégerez contre les diverses réclamations résultant de l’application des garanties par vos clients ou des poursuites qui pourraient être entamées notamment en raison d’une évasion fiscale.

Il faut toutefois s’assurer de détenir la bonne adresse électronique du propriétaire et de conserver les renseignements relatifs à l’envoi pour justifier l’existence d’une dénonciation advenant une contestation dans ce sens.

Rappelons qu’il n’est pas monnaie courante de transmettre sa dénonciation ainsi. C’est en effet au sous-traitant de prouver qu’il a dénoncé son contrat au propriétaire. Les modes d’envoi usuels (poste certifiée, huissier, etc.) constituent pour le moment les meilleurs modes de transmission et permettent d’en assurer la réception par le propriétaire. Pour toute question, n’hésitez pas à communiquer avec le Service juridique de la CMMTQ.

Qu’est-ce que les travaux connexes?

Les « travaux connexes » sont ceux nécessaires à la réalisation de l’objet du contrat et à la remise en état des lieux tels qu’ils étaient avant l’intervention. Ils sont généralement d’une ampleur beaucoup moindre que l’objet des travaux. Les travaux connexes autorisés par une sous-catégorie de licence doivent être exécutés lors de travaux compris dans cette sous-catégorie de licence.

Exemples de travaux connexes

• Le percement d’un mur pour installer une tuyauterie.
• Le raccordement électrique d’une fournaise ou d’une chaudière électrique: l’entrepreneur spécialisé en chauffage à air chaud (15.1) ou en chauffage à eau chaude et à vapeur (15.4) ne peut pas exécuter lui-même le raccordement de l’appareil électrique s’il ne détient pas la sous-catégorie en électricité (16). Il doit sous-traiter ces travaux à un entrepreneur spécialisé en électricité.
• Le débranchement et le branchement d’un chauffe-eau électrique: l’entrepreneur spécialisé en plomberie (15.5) ne peut pas exécuter lui-même le débranchement et le raccordement électrique d’un chauffe-eau s’il ne détient pas la sous-catégorie en électricité (16). Il doit sous-traiter ces travaux à un entrepreneur spécialisé en électricité.
• Le raccordement d’un climatiseur mural: l’entrepreneur spécialisé en réfrigération (15.9 ou 15.10) ne peut pas exécuter lui-même le raccordement électrique d’un climatiseur mural s’il ne détient pas la sous-catégorie en électricité (16). Il doit sous-traiter ces travaux à un entrepreneur spécialisé en électricité.

Si les travaux visent des objets différents, ils ne sont pas considérés comme des travaux connexes. Par exemple, un client qui fait installer des équipements de plomberie (lavabo, baignoire et toilette) et un appareil de chauffage, l’entrepreneur détenant uniquement la sous-catégorie en plomberie (15.5) ne pourra pas exécuter ou sous-traiter les travaux de chauffage. Il pourra le faire s’il détient une sous-catégorie de licence d’entrepreneur général ou la sous-catégorie de licence requise pour exécuter les travaux de chauffage.

Si vous avez des questions à ce sujet, n’hésitez pas à communiquer avec le Service juridique de la Corporation.

1. Obtenir une copie du cautionnement

Les personnes couvertes par le cautionnement, les formalités à accomplir et les délais à respecter peuvent varier d’un cautionnement à l’autre. Avant le début des travaux, il est donc essentiel d’obtenir une copie du cautionnement pour le lire attentivement et connaître les conditions qui permettent de s’en prévaloir.

Vous pouvez vous adresser à l’entrepreneur, au propriétaire ou à la caution pour obtenir une copie signée du cautionnement. Il est préférable de faire votre demande par écrit.

2. Dénoncer votre contrat, lorsque requis

Si vous avez un contrat directement avec l’entrepreneur qui a fourni le cautionnement, vous êtes couverts automatiquement et n’avez pas à dénoncer votre contrat.

Lorsque le cautionnement couvre également les personnes qui ont contracté avec les sous-traitants de l’entrepreneur, soit les sous-traitants et les fournisseurs dits de deuxième ordre, ceux-ci ont habituellement l’obligation de dénoncer leur contrat à l’entrepreneur qui a fourni le cautionnement pour être couverts. Le cas échéant, vous devez habituellement transmettre cet avis dans un délai de 60 jours du début de vos travaux.

3. Présenter votre réclamation dans les délais

Afin de préserver votre droit d’action contre la caution, il est généralement exigé de faire parvenir un avis écrit, qui constitue une demande de paiement, à l’entrepreneur, à la caution et au propriétaire.

Cet avis doit habituellement être transmis dans les 120 jours de la date des derniers travaux ou matériaux que vous avez exécutés ou fournis et qui font l’objet de votre réclamation, ou de la date à laquelle le montant de la retenue réclamée aurait dû être payé en vertu de votre contrat.

4. Si nécessaire, intenter une poursuite judiciaire dans les délais

Le délai maximal prévu pour instituer une action contre la caution est généralement de un an depuis la date à laquelle vous avez terminé l’exécution de votre contrat.

L’article E-1.1 du Code prévoit que toute personne intéressée peut présenter une demande d’ouverture d’un dossier. À la suite de l’obtention des informations nécessaires, le BSDQ ouvre le dossier et inscrit le projet visé dans la TES. Aucune soumission ni aucun cautionnement de soumission ne peuvent être déposés à moins que le projet visé n’ait été préalablement inscrit par le BSDQ, dans le délai et selon la procédure établie par le BSDQ pour l’utilisation de la TES. Cette procédure est décrite au Protocole d’utilisation de la TES (le Protocole).

Le Protocole prévoit que la demande d’ouverture d’un dossier, quant à un projet, devrait être présentée au moins quatre heures avant l’heure probable de clôture du dépôt des soumissions au BSDQ, afin que le projet puisse être inscrit dans les délais requis pour permettre le dépôt des soumissions. Ce délai de quatre heures est établi en considérant les heures d’ouverture du BSDQ (8h à 17h, les jours ouvrables) et non les heures ouvrables.

Malgré le délai de quatre heures, le BSDQ se réserve le droit de refuser d’inscrire un projet dans la TES s’il n’est pas en mesure d’obtenir les informations nécessaires pour permettre le dépôt des soumissions. De plus, le BSDQ peut inscrire un projet dans un délai plus court que quatre heures lorsqu’il obtient les informations nécessaires pour permettre le dépôt des soumissions. Vous avez donc intérêt à ne pas attendre à la dernière minute avant de demander l’ouverture d’un projet au BSDQ.