Clientèle de l’entreprise

Lorsqu’un client conclut un contrat avec vous ou fait appel à vos services, il s’attend à ce que les renseignements personnels qu’il vous communique servent à l’exécution du contrat ou des travaux. Par exemple, il consent à ce que vous utilisiez son numéro de carte de crédit pour le paiement, son adresse résidentielle pour l’envoi de la facture, son numéro de téléphone pour que vous puissiez le contacter, etc.

Vous devez vous limiter aux utilisations ou aux communications des renseignements personnels auxquelles le client a donné son accord. Par exemple, si le client fournit son adresse courriel pour recevoir la facture, vous ne devez pas l’inscrire à votre infolettre. Vous ne devez pas non plus transmettre ses renseignements à un tiers qui lui enverra des sollicitations ou de la publicité.

Personnel de votre organisation

À son embauche, un employé fournit de multiples renseignements personnels à des fins de paie, d’obligation fiscale, de régime d’assurance collective, de régime de retraite, de santé et de sécurité au travail, etc. Lorsqu’il remplit un formulaire d’adhésion pour souscrire à une assurance collective, il comprend que ces renseignements serviront à son dossier d’assurance et qu’ils seront communiqués à l’assureur.

Cela peut toutefois être moins évident lorsqu’on lui demande, par exemple, une copie de son permis de conduire. Il devra y consentir et en connaître la nécessité et l’utilisation. Alors qu’il pense qu’il s’agit simplement de vérifier s’il détient un permis de conduire valide avant de lui permettre de conduire un véhicule de l’entreprise, cette demande pourrait plutôt provenir de votre assureur avant d’assurer votre flotte de véhicules.

Le simple fait qu’à un moment ou à un autre, les employés vous aient fourni une copie de leur permis de conduire et leur date de naissance ne suffit pas pour être considéré comme un consentement valable. Il faut que leur consentement soit manifeste, libre, éclairé et donné à des fins/utilités spécifiques. Ainsi, vos employés doivent avoir spécifiquement consenti à ce que les renseignements soient envoyés à des clients, un assureur, etc. pour telle ou telle raison/utilisation.

Afin de faciliter la prise de consentement auprès de vos employés, il est utile de regrouper en un seul formulaire les renseignements personnels, les fins pour lesquels ils sont recueillis et la signature de vos employés.

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