Capsule juridique Retour Date de publication : 25 août 2023
Dans le cadre d’un article précédent, nous avons expliqué que vous devez obtenir le consentement de la personne concernée lors de la collecte de renseignements personnels. Cette personne doit comprendre votre objectif et ce qu’il adviendra des renseignements collectés. Elle doit consentir, et ce, en toute connaissance de cause.
Dans le présent article, nous aborderons plus concrètement le sujet du consentement sous l’angle de deux volets : votre clientèle et votre personnel.
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L’année dernière, la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé a été modifiée afin d’y inclure de nouvelles obligations pour les personnes exploitant une entreprise. La seconde phase des obligations imposées par la Loi 25 entrera en vigueur le 22 septembre 2023. Nous vous invitons à consulter le site de la Commission d’accès à l’information du Québec pour avoir un aperçu des deux prochaines phases :
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Lorsqu’un client conclut un contrat avec vous ou fait appel à vos services, il s’attend à ce que les renseignements personnels qu’il vous communique servent à l’exécution du contrat ou des travaux. Par exemple, il consent à ce que vous utilisiez son numéro de carte de crédit pour le paiement, son adresse résidentielle pour l’envoi de la facture, son numéro de téléphone pour que vous puissiez le contacter, etc.
Vous devez vous limiter aux utilisations ou aux communications des renseignements personnels auxquelles le client a donné son accord. Par exemple, si le client fournit son adresse courriel pour recevoir la facture, vous ne devez pas l’inscrire à votre infolettre. Vous ne devez pas non plus transmettre ses renseignements à un tiers qui lui enverra des sollicitations ou de la publicité.
À son embauche, un employé fournit de multiples renseignements personnels à des fins de paie, d’obligation fiscale, de régime d’assurance collective, de régime de retraite, de santé et de sécurité au travail, etc. Lorsqu’il remplit un formulaire d’adhésion pour souscrire à une assurance collective, il comprend que ces renseignements serviront à son dossier d’assurance et qu’ils seront communiqués à l’assureur.
Cela peut toutefois être moins évident lorsqu’on lui demande, par exemple, une copie de son permis de conduire. Il devra y consentir et en connaître la nécessité et l’utilisation. Alors qu’il pense qu’il s’agit simplement de vérifier s’il détient un permis de conduire valide avant de lui permettre de conduire un véhicule de l’entreprise, cette demande pourrait plutôt provenir de votre assureur avant d’assurer votre flotte de véhicules.
Le simple fait qu’à un moment ou à un autre, les employés vous aient fourni une copie de leur permis de conduire et leur date de naissance ne suffit pas pour être considéré comme un consentement valable. Il faut que leur consentement soit manifeste, libre, éclairé et donné à des fins/utilités spécifiques. Ainsi, vos employés doivent avoir spécifiquement consenti à ce que les renseignements soient envoyés à des clients, un assureur, etc. pour telle ou telle raison/utilisation.
Afin de faciliter la prise de consentement auprès de vos employés, il est utile de regrouper en un seul formulaire les renseignements personnels, les fins pour lesquels ils sont recueillis et la signature de vos employés.
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