Qu’est-ce qu’une « collecte de renseignements personnels »?

Dans le cadre des activités quotidiennes de votre entreprise, vous engrangez une foule de renseignements personnels concernant notamment vos clients et vos employés.

La collecte est le moment où le renseignement personnel est :

• recueilli (ex. : en faisant remplir un contrat à un client ou un formulaire d’embauche à un nouveau salarié);
• créé (ex. : création d’un numéro de client ou d’employé);
• inféré ou déduit à partir d’autres renseignements (ex. : profil de consommateur).

Les renseignements peuvent être obtenus par différents moyens : verbalement, au téléphone, en personne, par écrit, par formulaire, en photocopiant ou numérisant un document, par caméra, par enregistrement audio, par géolocalisation, par cookies (témoins de connexion), etc. Il n’est pas nécessaire que le renseignement personnel soit conservé pour être « collecté ».

Il faut se poser quelques questions avant de recueillir des renseignements personnels

• Déterminer les motifs de la collecte : Quelle est la véritable utilité de ces renseignements? Pourquoi souhaitez-vous les obtenir? Qu’allez-vous en faire?
• S’assurer d’avoir un intérêt légitime et sérieux pour ces renseignements personnels :
  • nom complet et coordonnées dans le but d’identifier et de contacter un client;
  • numéro de carte de crédit;
  • numéro d’assurance sociale d’un salarié à des fins fiscales.
• Limiter la collecte aux renseignements personnels nécessaires aux fins déterminées : Il faut réduire la collecte au minimum. La simple utilité d’un renseignement ne le rend pas nécessaire, indispensable, essentiel ou primordial. De quoi avez-vous vraiment besoin? L’objectif est de diminuer les risques d’atteinte à la vie privée des personnes concernées.

Il faut également poser des gestes au moment de la collecte de renseignements personnels

• Pour obtenir le consentement de la personne concernée, vous devez l’informer en termes simples et clairs :
  des fins auxquelles les renseignements sont recueillis (ex.: facturation, identification, préparation de documents fiscaux, renseignements à transmettre à l’assureur, etc.);
  • des moyens par lesquels les renseignements sont recueillis; *
  • de ses droits d’accès et de rectification prévus par la Loi;
  • de son droit de retirer son consentement à la communication ou à l’utilisation des renseignements recueillis, sous réserve de vos autres obligations légales, notamment en matière fiscale.
• Recueillir les renseignements personnels par des moyens légaux et légitimes : Sauf exception, vous devez recueillir l’information directement auprès de la personne concernée. Vous devez obtenir son consentement avant d’obtenir des renseignements personnels à son sujet auprès d’un tiers.

Note : Le moyen utilisé pour la collecte peut être évident dans certains cas, par exemple lorsque l’information est obtenue directement auprès de la personne concernée au téléphone ou à l’aide d’un formulaire. On peut alors tenir pour acquis que la personne connaît le moyen utilisé. Lorsque c’est moins évident, il faut clairement indiquer le moyen utilisé (ex. : témoins de connexion lors de la navigation sur Internet, géolocalisation des camions, etc.).

En résumé

Le temps où on recueillait toute sorte d’information, sans trop savoir pourquoi ou « parce que c’est comme ça qu’on a toujours fait », est révolu. La Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé ne permet pas de percevoir des renseignements personnels inutiles ou superflus. Les entreprises doivent se questionner et se limiter à ce qui est nécessaire. La personne concernée doit comprendre votre objectif et ce qu’il adviendra de ces renseignements. Elle doit consentir, en toute connaissance de cause.

L’objectif est que vous déteniez le moins de renseignements personnels possible. Cela réduit les risques de vol d’identité et de fraude financière en cas de vol de données ou de piratage.

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