Combien de temps devez-vous conserver vos documents?
Capsule juridique Retour Date de publication : 1 octobre 2020
En tant qu’entreprise œuvrant dans le domaine de la construction, vous êtes couramment appelés à utiliser, produire ou fournir des documents en format papier ou électronique. Ils sont nombreux et généralement très importants puisqu’ils servent, dans certains cas, à remplir vos obligations face aux autorités gouvernementales ou à vous défendre en cas de litige. Il est donc primordial d’identifier les documents que vous devez conserver, mais également de connaître leur délai de conservation.
Voici un tableau des principaux éléments avec lesquels votre entreprise doit composer :
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Gestion des ressources humaines et financières |
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| Documents | Délai de conservation selon la législation et les recommandations de la CMMTQ |
Dossiers d’employés (CV, références, vérification des antécédents criminels, évaluations médicales, de compétence ou de rendement, contrat d’embauche, mesures disciplinaires, etc.) |
Aucun Recommandation : 3 ans après la fin de l’emploi |
Registres de paies, feuilles de temps et vacances |
Article 2 du Règlement sur la tenue d’un système d'enregistrement ou d’un registre |
Registre des employeurs assujettis à la Loi R-20 et livre de paie, cartes de temps, contrats, factures et bons de commande, tout autre document lié aux travaux de construction exécutés |
6 ans après la dernière année à laquelle il se rapporte Article 9.1 du Règlement sur le registre, le rapport mensuel, les avis des employeurs et la désignation d’un représentant |
Documents fiscaux et documents liés aux formations complétées par les employées (programmes, contrats, inscriptions, factures) |
6 ans suivant la fin du dernier exercice financier auquel les documents se rapportent Article 4 du Règlement sur les dépenses de formation admissibles |
Documents relatifs à l’assurance-emploi, y compris les relevés d’emploi |
6 ans suivant la fin de l’année à l’égard de laquelle les documents en cause ont été tenus Articles 87(3) et 87(4) de la Loi sur l’assurance-emploi |
Information et dossier concernant l’exercice d’équité salariale |
5 ans à compter de l’affichage Articles 14.1 et 76.8 de la Loi sur l’équité salariale |
Livre de compte, factures, registre fiscal et l’ensemble des pièces justificatives |
6 ans après la dernière année à laquelle ils se rapportent Article 35.1 de la Loi sur l’administration fiscale |
Santé et sécurité au travail (SST) |
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| Documents | Délai de conservation selon la législation et les recommandations de la CMMTQ |
Rapport d’accident, registre d’enquête et d’analyse d’accident, registre des secouristes |
Aucun Recommandation : Conserver ces documents pour une durée importante afin de démontrer votre diligence raisonnable |
Procès-verbaux des réunions du Comité de santé et de sécurité du travail |
Au moins 5 ans Article 31 du Règlement sur les comités de santé et de sécurité du travail |
Renseignements pouvant servir à déterminer l’unité de classification de l’entreprise |
Aucun Recommandation : 5 ans, car la Commission des normes, de l’équité, de la santé et de la sécurité du travail (CNESST) peut corriger une erreur jusqu’à 5 ans après Article 224 du Règlement sur le financement |
Administration générale |
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| Documents | Délai de conservation selon la législation et les recommandations de la CMMTQ |
Documents corporatifs (règlement intérieur, statut constitutif, etc.) |
Aucun Recommandation : Conserver l’ensemble des documents pour toute la durée de vie de la société et 5 ans suivant la date d’inscription sur le certificat de dissolution Article 322 de la Loi sur les sociétés par actions |
Contrat, plans, soumissions, appel d’offres |
Aucun Recommandation : Conserver l’ensemble des documents pour une période minimale de 8 ans Articles 2118 et 2925 du Code civil du Québec |
Enfin, lorsqu’un litige survient par rapport à l’un des sujets traités précédemment, vous devriez conserver les documents jusqu’au règlement complet.
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